夜分、失礼いたします。

dbFM厚木支局広報担当のパステル姫でございます。
いつもお世話になっております。

いきなり何をとお思いかもしれませんが、私が広報として電話をおかけするときの電話応対です。
私が電話を掛けるときは、皆様がプライベートでもパブリックでもお忙しい時間を避けなければならないため、たいてい夜の7〜9時に掛ける場合が多いのです。
(個人的な電話の場合は別の応対の仕方をいたします。)

と言うわけで、今本社で以前行ったものとは別にマナー研修を行っております。
今回は電話応対の実習。感想としては2年くらい広報をやっているのにまだ板についていないということを痛感させられました。
特に、受話器を持つ左手が震えている当たりは素人らしさ満点。

私は「用件のメモを簡潔に取る」というスキルにまだ欠けていると思います。
簡潔に取るというのは、「電話の流れを止めない」という効果があります。相手がしゃべっているのにメモを必死になって取り続けて返事をしないと、「聞いているのか」と不快に思われてしまうからです。
固有名詞をカタカナでとることは基本ですが、「わかりきっているところのどの辺を簡略化できるか」ということは何回も練習しないとわからないです。

このなかで、すばらしいメモを取っていらした人がいらっしゃいました。
たとえば、「武蔵野書房の佐藤さんからの電話を第二営業部の種田さんに取り次ぐ」という内容を

ムサシノ書
サトウ

2
タネダ

と、恐ろしく簡潔でした。

もちろん、これでは他の方がわからないでしょう。
でも、「メモ」としては自分がわかればいいのです。あとで本当に取り次ぐときに補完すればいいのですから。
大事なことは、「メモ」と同時に相手との電話応対をスムーズにすると言うことです。

この辺を略す勇気は見習いたいものです。